La présente Charte vie privée est établie par la Triox SRL Adresse: Rue de la Procession 49 Postal code: 1070 Brussels VAT: 0790979174 Téléphone: 028807405

L'objet de la présente Charte est de vous informer sur la manière dont vos données sont éventuellement traitées par TRIOX. TRIOX porte une attention particulière à la protection de votre vie privée et s'engage par conséquent à prendre toutes les précautions raisonnables requises pour protéger vos données à caractère personnel récoltées contre la perte, le vol, la divulgation ou l'utilisation non autorisée.

1. Dans quel contexte TRIOX traite éventuellement vos données à caractère personnel ?

Le programme EFECT offre aux indépendants et aux PME la possibilité de facturer à tout moment. Il s'agit d'une solution informatique complète et mobile en vue d'assister les PME et les indépendants dans leurs activités administratives et commerciales. Dans ce contexte, TRIOX est chargée par ses utilisateurs de capter, traiter et analyser - pour leur compte - des informatiques relatives à leurs clients. Dès lors, TRIOX agit en qualité de « sous-traitant » à l'égard de ses utilisateurs, lesquels restent - chacun pour ce qui leur concerne - « responsable du traitement ».

2. Quelles catégories de données sont éventuellement traitées par TRIOX?

2.1. Il peut s'agir des données suivantes:

• Données d'identification personnelle (nom, prénom, adresse postale, adresse email, numéro de téléphone/gsm/fax, adresse URL site web, date de naissance, lieu de naissance, numéro de registre national et de carte d'identité, état civil, photo);
• Données professionnelles (nom d'entreprise, siège social, numéro d'entreprise/TVA, numéro de téléphone professionnel, adresse email professionnel, adresse URL site web, fonction, statut, nom du représentant);
• Données financières (numéro de compte bancaire);
• Données relatives aux comportements et habitudes de navigation sur les sites et applications du responsable du traitement;
• Toute autre donnée que vous communiquez volontairement au responsable du traitement.

2.2. Il est possible que TRIOX soit également amenée à récolter des données à caractère non personnel. Ces données sont qualifiées de données à caractère non personnel car elles ne permettent pas de vous identifier (directement ou indirectement). Ces données pourront dès lors être utilisées à quelques fins que ce soit, par exemple pour améliorer le service de TRIOX, les produits et services proposés par le responsable du traitement ou des tiers partenaires.

2.3. Dans l'hypothèse où des données à caractère non personnel seraient combinées à des données à caractère personnel, de sorte qu'une identification des personnes concernées serait possible, ces données seront traitées comme des données à caractère personnel jusqu'à ce que leur rapprochement avec une personne particulière soit rendu impossible.

3. Pour quelles finalités TRIOX traite vos données à caractère personnel ?

3.1. L'activité de TRIOX consiste à offrir aux PME et indépendants de créer clients et des documents (factures, pro forma, note de crédit, bon de commande, devis, etc ). Dans ce cadre, TRIOX - agissant en qualité de « sous-traitant » - est chargée par ses utilisateurs de capter, traiter et analyser, pour leur compte, des informatiques relatifs à leurs clients, documents, pour les finalités suivantes :

1. en vue de la gestion des cients;
2. en vue de la création des documents (factures, pro forma, note de crédit, bon de commande, devis, etc);
3. en vue de l'utilisation le logiciel;
4. en vue de l'utilisation d'intercom.io (localisation, gestion du temp, ...);
5. en vue de vous communiquer des informations promotionnelles sur les produits et services du responsable du traitement et de ses partenaires (marketing direct) ;

Si vous visitez notre sous-domaine triox.tax, des cookies - petit fichier texte généré par le serveur du site web - sont déposés par le navigateur sur votre ordinateur, cela vous aide à vous connecter plus rapidement et surfer sur le net plus facilement.

Un cookie ne collecte aucune information personnelle sur vous. TRIOX peut entre autres utiliser ces informations afin de trouver des bugs, d'améliorer et optimiser son logiciel et ses formations en ligne.

TRIOX utilise Google Analytics afin d'obtenir une meilleure compréhension de l'utilisation de triox.tax. Ce service recueille l'information envoyée par votre navigateur dans le cadre d'une recherche de page internet, y compris les cookies et votre adresse IP, leur utilisation est assurée par le respect de leur vie privée.

3.2. TRIOX pourrait être amené à effectuer des traitements qui ne sont pas encore prévus dans la présente Charte. Dans ce cas, le responsable du traitement contactera la personne concernée avant de réutiliser ses données à caractère personnel, afin de lui faire connaître les changements et lui donner la possibilité, le cas échéant, de refuser cette réutilisation.

4. Sur quelles bases juridiques se fonde le(s) traitement(s) de vos données à caractère personnel ?

Le fondement légal des traitements de vos données varie en fonction du traitement concerné. En principe, lors de la collecte de vos données, le responsable du traitement vous informe de la manière et des modalités de la récolte et du traitement de vos données. À cette occasion, il vous communique la base légale du traitement.

Par exemple, vos données peuvent être collectées et traitées sur base de la relation contractuelle (ou précontractuelle) que vous avez avec votre agent/promoteur immobilier. Quand le traitement n'est pas nécessaire pour exécuter une relation contractuelle, celui-ci peut être basé soit sur votre consentement explicite et éclairé. À cet égard l'utilisateur doit en principe veiller toujours à ce qu'il y ait un équilibre entre vos intérêts et les siens, par exemple en vous octroyant un droit d'opposition. Il est également possible que vos données soient traitées conformément à une obligation légale ou réglementaire.

5. Vos données à caractère personnel sont-elles communiquées à des tiers ?

Vos données sont traitées par TRIOX et, le cas échéant, conjointement avec différentes entités commerciales ou préposés, principalement en interne. Dans ce cas, vos données sont communiquées à ces tiers toujours sous le contrôle de TRIOX. Les employés, agents ou autres préposés de TRIOX peuvent accéder à vos données personnelles, seulement si c'est nécessaire à des fins opérationnelles ou dans l'exécution de leur tâche (ex. maintenance du logiciel TRIOX, etc.).

En principe, aucune donnée n'est transférée à des pays tiers, hors de l'Union européenne ou à des organisations internationales.

Il est également possible que TRIOX soit tenue de divulguer vos données. C'est notamment le cas lorsque la loi, une décision de justice ou un ordre d'une autorité publique rend cette communication nécessaire.

6. Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer ?

6.1. Droit de retirer votre consentement. Lorsque le traitement de vos données est uniquement basé sur votre consentement, il vous est loisible à tout moment de le retirer sur simple demande écrite adressée directement auprès de votre agent/promoteur immobilier. Ce retrait ne porte pas atteinte à la licéité des traitements effectués avant le retrait de votre consentement. Par exemple, lorsque vous vous inscrivez à une newsletter ou un mailing automatique, vous pouvez annuler votre inscription à tout moment en cliquant sur le lien qui se trouve au bas de chaque e-mail.

TRIOX offre à tous les agents immobiliers et promoteurs qui font partis de sa clientèle la possibilité d'avoir un lien dans tous les mails envoyés. Il est cependant de la responsabilité de chaque client de contrôler ce lien et de l'enregistrer dans tous ses mails.

6.2. Droit d'opposition. Lorsque le traitement de vos données est réalisé à des fins de marketing direct, vous pouvez à n'importe quel moment vous opposer à l'usage de vos données à cette fin.

6.3. Droit d'accès et de copie. Dans tous les cas, vous pouvez obtenir gratuitement une copie (y compris sous format électronique) de vos données à caractère personnel ainsi que, le cas échéant, rectifier, compléter ou effacer les données qui seraient inexactes, incomplètes ou non pertinentes.

6.4. Droit à la portabilité des données. Vous pouvez également, à tout moment, demander de recevoir gratuitement vos données à caractère personnel dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, en vue notamment de les transmettre à un autre responsable du traitement.

6.5. Comment exercer vos droits ? Si vous souhaitez exercer l'un des droits précédemment décrits, vous devez adresser votre demande écrite (y compris sous format électronique), datée et signée directement auprès de votre agent/promoteur immobilier moyennant la justification de votre identité. Vous recevrez une réponse dans les meilleurs délais, au plus tard dans un délai de un mois. Passé ce délai, vous pouvez considérer que la demande a été rejetée. En cas de demande refusée, c'est le Président du Tribunal de première instance qui connaît de toute demande relative au droit d´obtenir communication, rectification, suppression ou limitation de données à caractère personnel.

7. Quelle est la durée de conservation de vos données à caractère personnel ?

La durée de conservation de vos données à caractère personnel varie selon le type de données et des règlementations. Dans son logiciel, TRIOX offre à sa clientèle toutes les possibilités techniques utiles pour que les données personnelles ne soient pas conservées au-delà du temps nécessaire au traitement de celles-ci, pour lesquelles elles ont été collectées.

Au terme de l'écoulement de la période de conservation, TRIOX met tout en œuvre pour s'assurer que vos données personnelles ont bien été rendues indisponibles.

8. Quelles sont les mesures de sécurité prises par TRIOX?

TRIOX met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité du traitement et des données récoltées au regard des risques présentés par le traitement et de la nature des données à protéger adaptés au risque.

TRIOX utilise toujours les technologies de cryptage qui sont reconnues comme les standards industriels au sein du secteur IT. En tout état de cause, TRIOX met en place des mesures de sécurité appropriées pour protéger vos données à caractère personnel contre la perte, le vol, l'usage abusif ou l'altération des informations reçues, la divulgation ou l'utilisation non autorisée.

8. Comment contacter TRIOX?

Pour toute question/demande/réclamation, vous pouvez contacter TRIOX :

• Par email: support@triox.tax
• Par courrier: Triox SRL Adresse: Rue de la Procession 49 Postal code: 1070 Brussels VAT: 0790979174 Téléphone: 028807405

9. Droit applicable et juridiction compétente

La présente Charte est régie par le droit belge. Tout litige relatif à l'interprétation ou l'exécution de la présente Charte sera soumis au droit belge et relèvera de la compétence exclusive des tribunaux de l'arrondissement judiciaire de Bruxelles. 13. Que se passe-t-il en cas de modification de la présente Charte ? TRIOX se réserve le droit de modifier à tout moment les dispositions de la présente Charte. Les modifications seront publiées avec un avertissement quant à leur entrée en vigueur sur www.triox.tax.

La présente version de la Charte date du 27 June 2023